Cari Colleghi,
l’informatizzazione degli uffici Giudiziari si sta finalmente concretizzando, e dobbiamo attrezzarci.
Premetto una breve esposizione (gentilmente preparataci dall’Avv. Emanuele Forner: si tratta di un riepilogo delle comunicazioni ufficiali via via pervenute dal Consiglio dell’Ordine, tutte consultabili sul sito dello stesso, precisamente: Circolare n. 10/2010, prot. n. 5089/2010: Informatizzazione del Distretto di Corte d’Appello di Venezia; Circolare n. 11/2010, prot. n. 5910/2010: Vademecum per l’iscrizione al Punto d’Accesso; Circolare n. 14/2010 prot. n. 7515/2010: Help desk per il Processo Civile Telematico; Circolare n. 18/2010 prot. n. 8802/2010: Chiarimenti in merito al servizio PolisWeb) sui concetti fondamentali, e sullo stato dell’arte; in fondo a questa circolare troverete l’avviso di una importante iniziativa, e anche dei consigli pratici.

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Il PCT

Da luglio 2010 gli Uffici Giudiziari del Distretto di Corte d’Appello di Venezia sono migrati al nuovo sistema informatizzato dei registri di cancelleria c.d. SICID.
Ciò prelude alla progressiva entrata in funzione del Processo Civile Telematico, in forza del quale determinate attività “di cancelleria” potranno venire e verranno effettuate per via telematica anziché tramite i tradizionali strumenti e modalità operative.
Come prima, immediata conseguenza, il servizio PolisWeb (per la consultazione da remoto dei registri di cancelleria, per ottenere informazioni circa lo stato e gli sviluppi di una causa) per gli Uffici del Distretto di Venezia (ma non solo) è fruibile solo tramite il Punto d’Accesso al PCT del Consiglio dell’Ordine degli Avvocati di Venezia.
Il Punto d’Accesso è un particolare sito internet, tramite il quale — previa autenticazione (login) — l’utente accede alle informazioni cui ha diritto relativamente ai giudizi in cui risulta quale difensore e procuratore, nonché ai servizi telematici che via via saranno resi disponibili.
Per poter accedere al Punto d’Accesso, l’utente deve esservi iscritto; l’iscrizione avviene tramite una procedura “mista”, parte per via telematica, parte per via cartacea.
Precondizione necessaria è il possesso della firma digitale.

La firma digitale

La firma digitale è un dispositivo informatico ufficialmente associato all’utente: in pratica, potremmo dire che è l’equivalente di un documento d’identità.
Chi già disponga della firma digitale può procedere immediatamente all’iscrizione al Punto d’Accesso.
Chi, viceversa, ne fosse sfornito, deve per prima cosa munirsene.
La firma digitale è rilasciata da una c.d Autorità di certificazione, cioè un soggetto in possesso di determinati requisiti e all’uopo abilitato dallo Stato; la scelta dell’Autorità di certificazione dalla quale ottenere la firma digitale è lasciata alla discrezione dell’utente.
Il Consiglio dell’Ordine degli Avvocati di Venezia ha istituito per i propri iscritti un servizio di help desk presso la propria sede in Piazzale Roma: tale servizio contempla una prima illustrazione delle modalità di accesso e fruizione del Punto d’Accesso e, ove l’utente lo richieda, può anche fornire, a pagamento, il kit di firma digitale (ferma restando la libertà dell’iscritto di munirsi altrove della firma digitale, secondo la propria personale convenienza).
La firma digitale, in concreto, è costituita da una c.d. smart card sulla quale sono memorizzati i certificati digitali associati alla persona fisica del titolare della firma digitale e da un lettore di smart card che va collegato al computer; la smart card può avere diversi formati (dal tipo “carta di credito con chip” al tipo “SIM card”): il formato della smart card determina di conseguenza il tipo di lettore (dal lettore da tavolo in cui inserire la smart card formato carta di credito alla chiavetta USB in cui è contenuta la SIM card).
Una volta che il dispositivo di firma digitale sia connesso al computer, il collegamento via internet al Punto d’Accesso determinerà la comparsa di una finestra di dialogo con richiesta di inserire il PIN personale dell’utente; l’inserimento del PIN corretto costituisce l’autenticazione dell’utente che viene così riconosciuto dal Punto d’Accesso e può quindi fruire dei servizi offerti dal PCT.

Configurazione del dispositivo di firma digitale

La configurazione del dispositivo di firma digitale varia a seconda del sistema operativo e del browser internet utilizzati.
La firma digitale è uno standard in grado di funzionare su qualunque tipo di sistema; in pratica, si potranno incontrare maggiori o minori difficoltà a seconda del sistema in concreto utilizzato.
La compatibilità è pressoché totale con i sistemi basati su Microsoft Windows e la configurazione relativamente agevole; i sistemi Apple basati su Mac OS X sono pure adeguatamente supportati; la firma digitale può funzionare perfettamente anche con sistemi basati su GNU/Linux (sul sito dell’Ordine degli Avvocati di Venezia sono disponibili una breve guida pratica alla configurazione nonché i driver per il kit di firma digitale proposto da Servicematica S.r.l., soggetto che cura il Punto d’Accesso e l’help desk di cui supra).

L’iscrizione al Punto d’Accesso

Per l’iscrizione al Punto d’Accesso è necessario seguire la procedura in appresso illustrata:
1) collegarsi a Internet;
2) connettere al proprio computer il dispositivo di firma digitale;
3) collegarsi al sito http://www.servicematica.com;
4) qui, cliccare sul box “P.C.T. – processo civile telematico” posto sul lato destro della schermata;
5) si verrà reindirizzati a una pagina, nella quale si dovrà cliccare sul box “Ordine Avvocati Venezia — Nuovo accesso ai servizi del Processo Civile Telematico + PolisWeb”;
6) effettuato il riconoscimento tramite la firma digitale (digitando il PIN), occorrerà selezionare il “modulo richiesta registrazione” e cliccare poi “conferma”;
7) si dovrà poi compilare il form con i dati richiesti (ignorando la parte relativa al “certificato di cifratura” in quanto verrà caricato automaticamente) e cliccare poi su “conferma”: verrà visualizzata una pagina con il riepilogo dei dati inseriti; verificatane la correttezza, confermare nuovamente;
8) indi, occorrerà stampare il modulo proposto automaticamente dal sistema, firmarlo e consegnarlo alla segreteria del Consiglio dell’Ordine con la fotocopia del proprio codice fiscale (per maggiori dettagli, troverete una guida pubblicata al seguente link:http://www.servicematica.com/GuidaIscrizionePCT/GuidaIscrizionePCT.aspx);
9) la registrazione al Punto d’Accesso avverrà nelle 48 ore successive alla consegna dei documenti alla Segreteria;
10) al successivo accesso, l’utente potrà consultare i dati ai quali ha diritto di accedere.

Perché iscriversi al Punto d’Accesso

Nell’immediato, l’iscrizione al Punto d’Accesso consente la fruizione del servizio PolisWeb (attivo per le sedi centrali degli Uffici giudiziari del Distretto di Corte d’Appello di Venezia e prossimamente anche per le sedi distaccate, una volta che queste avranno portato a termine l’inserimento dei dati dei registri di cancelleria nel SICID).
Nel medio termine (anno 2011) è prevista l’attivazione del servizio di comunicazione e notificazione dei biglietti di cancelleria per via telematica; inizialmente (dall’1/02/2011), la comunicazione avverrà tramite un “doppio binario” (alla tradizionale forma cartacea si affiancherà la via telematica, per quanti già iscritti al Punto d’Accesso), in seguito le comunicazioni avverranno solo per via telematica (chi non fosse, a quel momento, iscritto al Punto d’Accesso, dovrà recarsi personalmente in cancelleria per ricevere la comunicazione o notificazione del biglietto).
La Corte d’Appello di Venezia è decisa a procedere speditamente in tal senso (si rammenti anche che il Distretto veneziano è “sede pilota”, pertanto c’è l’ulteriore spinta a fare bella figura, oltre ai vantaggi per gli Uffici in termini organizzativi): è quindi opportuno che il maggior numero di Colleghi si registri al Punto d’Accesso, sia per contribuire al successo dell’iniziativa, sia per fruirne degli indubbi benefici e comodità.

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Veniamo dunque all’importante iniziativa accennata all’inizio, e ai consigli pratici.
Penso non vi sia dubbio che è arrivato il momento, davvero, di attrezzarci per l’accesso al sistema informatico delle Cancellerie.
Dal proprio pc di studio o casa, connesso ad internet:
- subito, sarà possibile consultare lo stato delle procedure pendenti (quindi verificare le parti costituite, le udienze fissate, gli atti depositati etc etc): non solo in Corte d’Appello di Venezia e nella Sede del Tribunale di Venezia, ma anche nelle varie Sezioni Distaccate, compresa la nostra, di Portogruaro (nonostante le difficoltà, grazie anche al fattivo contributo da noi fornito, che continuerà sino alla primavera prossima, tutto il 2010 è stato già inserito, è in corso l’inserimento del pregresso, che si confida possa avvenire almeno in buona parte);
- a breve, sarà possibile ricevere le comunicazioni da parte delle cancellerie via telematica.
Per registrarsi al punto d’accesso occorre la firma digitale (che non è la stessa cosa della posta elettronica certificata; ed implica, materialmente, possedere un dispositivo in genere tipo la penna flash usb, da inserire sul pc, e sbrigare alcune formalità).
Per dotarsi della firma digitale, occorre acquistarla, non essendoci modi per averla gratuitamente: ci si può rivolgere alle Poste, alla C.I.A.A., o ad altra ditta appositamente autorizzata: ad esempio, un kit conveniente è acquistabile in internet al sito www.aruba.it.
Per esperienza personale, dopo varie verifiche dirette, mi sento di dire che sono vie complicate, e sconsigliabili: è molto facile acquistare il kit, anche per corrispondenza, ma per attivarlo si deve comunque passare attraverso l’autentica della sottoscrizione da parte di un soggetto a ciò abilitato, o perlomeno attraverso la sottoscrizione di un atto di notorietà in Comune; se poi sorgono problemi, è dura.
Posto che i prezzi non differiscono granché (sono 75 euro + iva, per 5 anni; o un po’ meno euro, ma per meno anni), appare evidentemente preferibile rivolgersi alla ditta convenzionata col nostro Consiglio dell’Ordine, ossia Servicematica s.r.l..
Un addetto della Servicematica è a disposizione tutti i lunedì presso la sede del Consiglio dell’Ordine, a Piazzale Roma, su semplice prenotazione: occorre un contatto personale (non si può mandare una impiegata, o un collaboratore, e tantomeno un collega amico) stante la necessità di autenticare la firma (il funzionario è abilitato all’autentica, ma deve raccogliere la sottoscrizione, fatta in presenza).
Per evitare questa trasferta a Venezia, è possibile quanto segue:
VENERDÌ 10 DICEMBRE, alle ore 15, si terrà a Portogruaro, presso la Sala delle Colonne del Collegio Marconi, un incontro di approfondimento organizzato dal Consiglio dell’Ordine, con relatore l’Avv. Emanuele Forner, sul tema L’ACCESSO DEGLI AVVOCATI AL NUOVO SISTEMA INFORMATIZZATO DEI REGISTRI DI CANCELLERIA SICID: NOZIONI DI BASE E DIMOSTRAZIONE PRATICA;
per nostro interessamento, sarà presente l’addetto della Servicematica, che potrà quindi raccogliere le adesioni, da chi vorrà, per l’acquisto del kit della firma digitale e per la convenzione d’accesso al sistema informatizzato.
A tal fine occorre presentarsi con:
1) fotocopia carta di identità, fronte e retro;
2) fotocopia della tessera sanitaria o altro da cui risulti il codice fiscale:
3) i moduli, scaricabili dal sito internet del Consiglio dell’Ordine (http://www.ordineavvocativenezia.net), area Download, sezione “Hi–Tech”, cartella “Richiesta della firma digitale”, file “Servicematica S.r.l.” (o anche direttamente dal sito di Servicematica s.r.l.:http://www.servicematica.com/PortaliGiustizia.aspx), già precompilati.
Chi è interessato, cortesemente prenoti la presenza e il kit mandando una semplice mail all’indirizzo della Camera  Questo indirizzo email è protetto dagli spambots. E' necessario abilitare JavaScript per vederlo. (anche rispondendo alla mail di ricezione della presente circolare).
Consiglio quindi di profittare dell’occasione.
I saluti più cordiali.
Portogruaro, 22 novembre 2010.
Il Presidente
Avv. Alvise Cecchinato

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